Bilan & perspectives RH, Administration & Comptabilité HR, Administration & Accounting – Review & Outlook

RH HR

• Gestion des contrats de travail.
• Managing employment contracts.
• Support recrutement avec les managers.
• Recruitment support with managers.
• Suivi des actions de formation.
• Monitoring training actions.
• Gestion des congés et des absences.
• Managing leave and absences.
• Coordination paie.
• Payroll coordination.
• Administration du personnel.
• HR administration.

Finance Finance

• Tableaux de bord hebdomadaires.
• Weekly dashboards.
• Pilotage des échéances comptables.
• Managing accounting deadlines.
• Coordination avec l’expert-comptable.
• Liaising with the accounting firm.
• Gestion des paiements fournisseurs.
• Managing supplier payments.
• Gestion des paiements clients.
• Managing customer payments.
• Suivi des impayés.
• Monitoring overdue invoices.

Administratif & subventions Administration & grants

• Contrats d’assurances.
• Insurance contracts.
• Obligations « entreprise à mission ».
• “Mission-driven company” obligations.
• Dépôts de marques et brevets.
• Trademark and patent filings.
• Bilans financiers pour les subventions.
• Financial reports for grants.
• Préparation des dossiers CIR.
• Preparing R&D tax credit files.
• Coordination avec le cabinet conseil.
• Coordination with advisory firms.

Changement d'expert-comptable Change of accounting firm

Nouveau partenariat pour un accompagnement renforcé et des services mieux adaptés à nos besoins.

New partnership for stronger support and services better suited to our needs.

Outil de reporting hebdomadaire Weekly reporting tool

Simplification et suppression à terme du tableau Excel manuel grâce à la remontée automatique depuis Odoo.

Simplifies reporting and will remove the manual Excel sheet thanks to automatic data extraction from Odoo.

Mise en place de l'ERP - Module Comptabilité ERP roll-out – Accounting module

• Factures fournisseurs
• Supplier invoices
• Factures clients
• Customer invoices
• Mouvements bancaires
• Bank transactions

Échelonnement des relances Reminder timeline

Mise en demeure validée avec le chargé de projet, envoi en recommandé.

Formal notice validated with the project lead, sent by registered mail.

Points d’attention Points of attention

• Certains clients ont des délais de paiement étendus.
• Some customers have extended payment terms.
• Ces conditions doivent être appliquées sur la facture, sinon les relances automatiques se déclenchent comme pour les autres.
• These terms must be set on the invoice, otherwise automatic reminders are triggered as usual.

Suivi des impayés par ancienneté de retard Overdue invoices by ageing bucket

Process automatisé pour un suivi efficace et une traçabilité optimale, directement dans l’ERP.

Automated process for efficient tracking and full traceability, directly in the ERP.

Factures fournisseurs Supplier invoices

• Enregistrement des factures
• Invoice entry
• Vérification et validation
• Checking and validation
• Gestion des paiements
• Payment management

Rapprochement bancaire Bank reconciliation

• Synchronisation automatique
• Automatic synchronisation
• Lettrage des écritures
• Reconciliation of entries
• Contrôle de cohérence
• Consistency checks

Factures clients Customer invoices

• Facturation automatisée
• Automated invoicing
• Suivi des paiements
• Payment tracking
• Traçabilité complète
• Full traceability

Extraction documents comptables Accounting documents extraction

• Fin de mois : Déclaration TVA
• Month-end: VAT filing
• Déclarations des douanes
• Customs declarations
• Export automatisé vers expert-comptable
• Automated export to the accounting firm

Collecte continue Continuous collection

Outiller la collecte tout au long de l'année → Simplifier les transmissions finales.

Equip continuous data collection throughout the year → Simplify final reporting.

Recentrage stratégique Strategic refocus

Limiter les tâches à faible valeur ajoutée → Focus sur les sujets stratégiques.

Reduce low-value tasks → Focus on strategic topics.

Collecte centralisée des informations Centralised information collection

👥 Charges du personnel :
Suivi des temps • Recrutement • Fiches de poste • Contrats

👥 Staff costs:
Time tracking • Recruitment • Job descriptions • Contracts

💰 Dépenses liées aux projets :
Factures fournisseurs • Sous-traitance • Investissements

💰 Project-related expenses:
Supplier invoices • Subcontracting • Investments

🏢 Amortissements & immobilisations :
Investissements nouveaux matériels • Évaluation du stock

🏢 Depreciation & fixed assets:
New equipment investments • Stock valuation

Subventions Grants

Objectif : Établir des bilans financiers conformes aux engagements et au montant des subventions.

Objective: produce financial reports consistent with commitments and grant amounts.

• Justification des dépenses
• Justification of spending
• Traçabilité complète
• Full traceability
• Respect des engagements
• Compliance with commitments

CIR (CRÉDIT D'IMPÔT RECHERCHE) R&D tax credit

Aide fiscale : 30% des dépenses de R&D jusqu'à 100M€.
Objectif : Calculer précisément le montant d'aide.

Tax benefit: 30% of R&D spending up to €100M.
Objective: calculate the benefit precisely.

• Identification heures CIRABLES
• Identification of eligible hours
• Optimisation du crédit d'impôt
• Optimising the tax credit

Entreprise à mission Mission-driven company

Raison d'être : Innover au service de la connaissance et de la protection du vivant.
Objectif : Alimenter le rapport annuel en adéquation avec nos engagements statutaires.

Purpose: innovating to advance knowledge and protect biodiversity.
Objective: feed the annual report in line with our statutory commitments.

• Reporting des actions
• Reporting on actions
• Conformité juridique
• Legal compliance
• Mesure de l'impact sur la raison d'être
• Measuring impact on our purpose

Finalisation ERP ERP finalisation

Module comptabilité pleinement opérationnel.

Accounting module fully operational.

Outil subventions Grants tool

Déploiement de l’outil et formation des équipes.

Tool roll-out and staff training.

Optimisation continue Continuous optimisation

Ajustements, améliorations et industrialisation des process.

Adjustments, improvements and industrialisation of processes.